1. L’essentiel

Kaizis est une application professionnelle éditée par OSMOSE. Elle ne crée pas de compte Kaizis : elle permet de se connecter à un ou plusieurs serveurs Oris au moyen des accès fournis par l’entreprise de l’utilisateur.

2. Qui est responsable des données ?

OSMOSE est responsable des traitements propres à l’application Kaizis, notamment son fonctionnement local, son support et la configuration de ses services de notification.

Pour les données métier présentes dans Oris, l’entreprise qui exploite le serveur Oris concerné détermine les finalités, les droits d’accès et les durées de conservation. Elle agit en principe comme responsable de traitement. Le serveur peut être administré par cette entreprise, OSMOSE ou un prestataire informatique mandaté par elle.

L’hébergeur, le pays d’hébergement, la base légale et les durées applicables aux données métier Oris sont À CONFIRMER auprès de l’administrateur de chaque serveur Oris. Kaizis ne peut pas déduire le lieu physique d’hébergement à partir de l’adresse du serveur.

3. Données traitées

4. Permissions sensibles

Géolocalisation

L’écran Proximité peut lire la position pendant qu’il est affiché, avec une fréquence pouvant atteindre une mise à jour par seconde selon le système. En complément, tant que l’application fonctionne et qu’un serveur Oris est connecté, Kaizis tente d’envoyer la position actuelle à ce serveur environ toutes les cinq minutes. Kaizis ne demande pas de suivi en arrière-plan et Oris ne conserve pas d’historique de position.

Seules les personnes expressément habilitées par l’entreprise exploitant Oris peuvent consulter la position, selon leurs droits. En cas de refus, certains équipements sont refusés par défaut et les fonctions de proximité sont limitées.

Caméra et QR codes

La caméra sert au scan de QR codes et à la réalité augmentée. Les images sont analysées en direct ; Kaizis ne les enregistre pas sur l’appareil et ne les envoie pas à un serveur. Seule la valeur du QR code utile à la navigation Oris est traitée.

Notifications

Les notifications professionnelles utilisent Firebase Cloud Messaging et, sur les appareils Apple, Apple Push Notification service. Le token FCM est enregistré auprès des serveurs Oris connectés afin qu’ils puissent cibler l’appareil concerné.

5. Prestataires et communications réseau

• Serveurs Oris : authentification, données métier, fichiers, position et token de notification.
• Google Firebase Cloud Messaging : identifiant d’installation Firebase et acheminement des notifications. Firebase indique conserver l’identifiant jusqu’à sa suppression, puis le retirer de ses systèmes actifs et de sauvegarde dans un délai pouvant atteindre 180 jours.
• Apple Push Notification service : acheminement des notifications sur iOS.
• OpenStreetMap Foundation : téléchargement des tuiles depuis tile.openstreetmap.org. Les requêtes révèlent notamment l’adresse IP, l’application et la zone de carte demandée.
• Application e-mail choisie : réception du PDF signé uniquement lorsque l’utilisateur déclenche l’envoi.

Plus d’informations : confidentialité Firebase, confidentialité Apple et confidentialité OpenStreetMap Foundation.

Ces prestataires ou certains serveurs Oris peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Les garanties applicables dépendent du prestataire et, pour Oris, de l’entreprise exploitant le serveur concerné.

6. Finalités, bases légales et conservation

OSMOSE traite les données nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au support de Kaizis sur la base de l’exécution de ses engagements de service et de son intérêt légitime à fournir un outil professionnel fiable. Les permissions de notification, de localisation et de caméra restent soumises au choix de l’utilisateur dans l’application et le système. L’entreprise exploitant Oris reste responsable de définir la base légale de ses traitements, notamment ceux liés à la localisation de ses personnels.

• Les données locales persistent jusqu’à leur suppression dans l’application, l’effacement des données de l’application ou sa désinstallation, sous réserve du fonctionnement du stockage sécurisé du système.
• Les PDF Oris et les modèles 3D téléchargés sont placés dans un cache ou un dossier temporaire que le système peut purger.
• La signature reste en mémoire pendant le parcours de signature ; le PDF signé est remis à l’application e-mail lorsque l’utilisateur choisit « Envoyer ».
• Les durées des données métier sont fixées par l’entreprise exploitant chaque serveur Oris.
• Les demandes de support sont gardées le temps nécessaire à leur traitement et à la défense des droits d’OSMOSE.

Si l’envoi automatique de PDF signés vers Oris est activé dans une version future, cette politique et les déclarations des magasins d’applications devront être mises à jour avant sa mise en service.

7. Sécurité et mineurs

Les identifiants Oris sont enregistrés au moyen du stockage sécurisé du système. Les communications Firebase et OpenStreetMap utilisent HTTPS. Les conditions de sécurité, le certificat et la configuration de chaque serveur Oris relèvent aussi de son exploitant.

Kaizis est une application professionnelle qui n’est pas destinée aux mineurs.

8. Supprimer les données locales ou un accès Oris

Supprimer une connexion locale

1. Ouvrez Réglages → Mes connexions.
2. Sélectionnez la connexion concernée.
3. Choisissez Supprimer et confirmez.

Cette action efface de Kaizis l’adresse, le nom, l’identifiant et le mot de passe de cette connexion. Elle ne supprime pas le compte présent sur le serveur Oris. Supprimez auparavant les favoris liés à cette connexion depuis Réglages → Mes favoris si vous souhaitez aussi les effacer.

Effacer toutes les données de l’appareil

Supprimez d’abord les connexions et favoris dans Kaizis. Sur Android, utilisez ensuite Réglages système → Applications → Kaizis → Stockage → Effacer les données, ou désinstallez l’application. Sur iPhone ou iPad, supprimez l’application après avoir supprimé les connexions dans Kaizis. La désinstallation efface les préférences, les points GPS, les caches PDF et 3D et les données de la WebView associés à l’application ; supprimer les connexions au préalable garantit aussi l’effacement de leurs secrets dans le stockage sécurisé du système.

Demander la suppression d’un accès Oris

Contactez l’entreprise qui vous a donné l’accès ou l’administrateur du serveur Oris. Eux seuls peuvent supprimer le compte et les données métier dont ils sont responsables. Si vous ne savez pas qui contacter, écrivez à kaizis.app@gmail.com en indiquant l’entreprise et l’adresse du serveur, sans transmettre votre mot de passe.

9. Vos droits et contact

Selon le traitement et sa base légale, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de vos données, et exercer vos droits d’opposition et de portabilité lorsqu’ils s’appliquent.

Pour les traitements propres à Kaizis, contactez OSMOSE à kaizis.app@gmail.com ou à l’adresse du siège indiquée ci-dessous. Pour les données Oris, adressez-vous d’abord à l’entreprise qui exploite votre serveur. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL.

Mentions légales

Éditeur : OSMOSE, SAS au capital de 30 000,00 €, immatriculée au RCS de Grasse sous le numéro 432 530 053, TVA intracommunautaire FR25432530053.
Siège social : LES GALERIES DE BEAUMON QUA BEAUMON, 06330 ROQUEFORT-LES-PINS, France.
Téléphone : +33 6 30 67 18 66
E-mail : kaizis.app@gmail.com
Directeur de la publication : Pascal Torres.
Hébergement de cette page : OSMOSE, aux coordonnées ci-dessus.

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1. Key points

Kaizis is a professional application published by OSMOSE. It does not create a Kaizis account: it connects authorised users to one or more Oris servers using access details provided by their company.

2. Who is responsible for the data?

OSMOSE is responsible for processing specific to the Kaizis application, including local operation, support and configuration of notification services.

For business data held in Oris, the company operating the relevant Oris server determines the purposes, access rights and retention periods. It generally acts as the data controller. The server may be administered by that company, OSMOSE, or an IT provider appointed by it.

The hosting provider, hosting country, legal basis and retention periods applicable to Oris business data are TO BE CONFIRMED with the administrator of each Oris server. Kaizis cannot infer the physical hosting location from the server address.

3. Data processed

4. Sensitive permissions

Location

The Proximity screen may read the location while displayed, as often as once per second depending on the system. In addition, while the application is running and an Oris server is connected, Kaizis attempts to send the current location to that server approximately every five minutes. Kaizis does not request background tracking and Oris does not retain location history.

Only persons expressly authorised by the company operating Oris can view location data, according to their permissions. If access is denied, some equipment is denied by default and proximity features are limited.

Camera and QR codes

The camera is used to scan QR codes and for augmented reality. Images are analysed live; Kaizis does not save them on the device or send them to a server. Only the QR code value needed for Oris navigation is processed.

Notifications

Professional notifications use Firebase Cloud Messaging and, on Apple devices, Apple Push Notification service. The FCM token is registered with connected Oris servers so that they can target the relevant device.

5. Providers and network communications

• Oris servers: authentication, business data, files, location and notification token.
• Google Firebase Cloud Messaging: Firebase installation identifier and notification delivery. Firebase states that it retains the identifier until deletion and may take up to 180 days to remove it from live and backup systems after deletion.
• Apple Push Notification service: delivery of notifications on iOS.
• OpenStreetMap Foundation: map tiles downloaded from tile.openstreetmap.org. Requests reveal the IP address, application and requested map area.
• Selected email application: receives the signed PDF only when the user initiates sending.

More information: Firebase privacy, Apple privacy, and OpenStreetMap Foundation privacy.

These providers or some Oris servers may process data outside the European Economic Area. Applicable safeguards depend on the provider and, for Oris, on the company operating the relevant server.

6. Purposes, legal bases and retention

OSMOSE processes the data required to operate, secure and support Kaizis based on the performance of its service commitments and its legitimate interest in providing a reliable professional tool. Notification, location and camera permissions remain subject to the user’s choice in the app and operating system. The company operating Oris remains responsible for defining the legal basis of its processing, including employee location processing.

• Local data remains until deleted in the app, the app data is erased or the app is uninstalled, subject to the operating system’s secure-storage behaviour.
• Downloaded Oris PDFs and 3D models are placed in a cache or temporary folder that the system may purge.
• The signature remains in memory during signing; the signed PDF is handed to the email application when the user chooses “Send”.
• Business-data retention periods are set by the company operating each Oris server.
• Support requests are kept for the time necessary to handle them and protect OSMOSE’s rights.

If automatic upload of signed PDFs to Oris is enabled in a future version, this policy and the app-store disclosures must be updated before the feature is released.

7. Security and children

Oris credentials are stored using operating-system secure storage. Firebase and OpenStreetMap communications use HTTPS. The security conditions, certificate and configuration of each Oris server also remain the responsibility of its operator.

Kaizis is a professional application and is not intended for children.

8. Delete local data or an Oris access

Delete a local connection

1. Open Settings → My connections.
2. Select the relevant connection.
3. Choose Delete and confirm.

This removes the connection’s address, name, username and password from Kaizis. It does not delete the account on the Oris server. First remove favourites for that connection from Settings → My favourites if you also wish to erase them.

Erase all data from the device

First remove connections and favourites from Kaizis. On Android, then use System Settings → Apps → Kaizis → Storage → Clear data, or uninstall the app. On iPhone or iPad, delete the app after removing connections in Kaizis. Uninstalling removes preferences, GPS points, PDF and 3D caches and WebView data associated with the app; removing connections first also ensures their secrets are removed from operating-system secure storage.

Request deletion of an Oris access

Contact the company that granted access or the Oris server administrator. Only they can delete the account and business data for which they are responsible. If you do not know whom to contact, email kaizis.app@gmail.com with the company and server address, without sending your password.

9. Your rights and contact

Depending on the processing and its legal basis, you may request access, rectification, erasure or restriction of your data and exercise rights to object and data portability where applicable.

For processing specific to Kaizis, contact OSMOSE at kaizis.app@gmail.com or at the registered-office address below. For Oris data, first contact the company operating your server. Proportionate identity verification may be requested.

You may also lodge a complaint with the French data protection authority, CNIL.

Legal notice

Publisher: OSMOSE, a French simplified joint-stock company (SAS) with share capital of €30,000.00, registered with the Grasse Trade and Companies Register under number 432 530 053, intra-Community VAT number FR25432530053.
Registered office: LES GALERIES DE BEAUMON QUA BEAUMON, 06330 ROQUEFORT-LES-PINS, France.
Telephone: +33 6 30 67 18 66
Email: kaizis.app@gmail.com
Publication director: Pascal Torres.
Host of this page: OSMOSE, at the contact details above.

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